Одитна пътека за управление и контрол на процедурите, документите и финансовите средсва по проекти финансирани от ЕС

На сайта bansko.bg попаднах на тази Одитна пътека за управление и контрол на процедурите, документите и финансовите средсва по проекти финансирани от ЕС, която ми се стори интересна и полезна, за това я публикувам в пълен и непроменен вид.

ОДИТНА ПЪТЕКА ЗА УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ НА ПРОЦЕДУРИТЕ, ДОКУМЕНТИТЕ И ФИНАНСОВИТЕ СРЕДСВА ПО ПРОЕКТИ ФИНАНСИРАНИ ОТ ЕС

РАБОТНА ИНСТРУКЦИЯ - 01 „Комплектоване, подписване и представяне на проекта пред съответния орган – Управителен орган, Изпълнителна агенция или ЕК”

1. Общи условия

Тази инструкция регламентира разработването, окончателното комплектоване на проекта, подписването му от оторизирано лице, представянето  му пред съответния орган и има за цел унифицирането на тези дейности, предпазване от незаконосъобразни действия и от несъответствия с нормативна бази и изисквания на донора.

2. Етапи на изпълнение, съдържание и документи

Действие	Описание	Отговорник	Срок Документ
1.Определяне на екип за разработване на проект	Кметът на Община Банско, по предложение на началник отдел «УП» издава и подписва заповед, с която определя, екипа отговорен за разработването на съответния проект. Необходимо е да бъде издадена заповед за определяне на екипа, с обхват на работа и срок за изпълнение. В случай, че в разработването на проектното предложение няма да участват експерти от други отдели, отговорност за разработването на проекта носят служителите в отдел «УП» и отпада необходимостта от издаване на изрична заповед.	Кмет, Началник отдел „УП”	Заповед
2. Разпределяне на функциите между членовете на екипа по разработването на проекта. Определяне на междинни срокове за изпълнение, краен срок и начини за комуникация.	Определеният за Ръководител на екипа /РЕ/ по разработването на проекта по действие №1 от тази процедура, общински служител определя точно функциите на всеки отделен член на екипа. Възможно е Кметът, в рамките  на заповедта по действие №1 от тази инструкция, да определи и основните  и специфичните функции на екипа за разработване на проекта. Определят се междинни срокове за изпълнение на отделни задачи по предварителната работа и по разработването на проекта. Определя се краен срок за изготвяне на проекта. РЕ определя и адресира до всеки член на екипа начините на комуникиране и докладване на изпълнението, както и определя ръководители на подекипи, когато една задача ще се изпълнява от повече служители. В рамките на това действие се определят правилата и процедурите за използване на външни експерти за отделни части от проекта или в целия процес на разработване.	Ръководител на екипа по разработването на проекта	Протокол, времеви график, план за комуникация, правила и процедури за привличане на външни експерти
3. Разработване на проекта, събиране на допълнителна информация, извършване на изследвания и проучвания / при необходимост/, анализи, съобразно формуляра и в зависимост от Оперативната програма и вида проект, събиране на необходимата информация и данни за успешно разработване. Попълване на формуляра за кандидатстване, заедно с всички необходими приложения и документи 1.	Определеният от Кмета екип или служителите в отдел „УП” разработва проекта, съдържащ всички елементи, в съответствие с формуляра за кандидатстване. Екипът извършва всички необходими проучвания, изследвания и анализи, за да обоснове проекта, анализира средата и заинтересованите страни, дефинира проблемите и избере подходящи  алтернативи за тяхното решаване, определи общата и конкретните цели, целевата група и ползите от проекта, дейностите и очакваните резултати, промените в средата и общината, устойчивостта на въздействието и мултиплицирането на проекта. При необходимост  и съответно действие №2, някои от горепосочените части се възлагат на външни експерти. Екипът провежда  срещи за информиране  на заинтересованите страни, в зависимост от действие №2, спецификата на проекта и изискванията на съответната оперативна програма или грантова схема по ФАР. В зависимост от оперативната програма или по схема за безвъзмездна помощ и от вида проекта 2 /информационен или друг/ и от стойността му, се разработват и други анализи, като: Обхват на проекта и оценка на финансовата ефективност; Времеви график; Бюджет на проекта; Анализ разходи-ползи; финансов и икономически анализи и анализ на чувствителността и риска; Анализ на човешките ресурси Управление на комуникациите в проекта; Анализ на публичните разходи; Влияние върху околната среда. Екипът изготвя и оформя проект, съгласно формуляра по съответната оперативна програма или предприсъединителен  инструмент. Екипът попълва всички необходими приложения, съгласно изискванията на донора, посочен в пакета документи за кандидатстване. Отговорността за достоверността на информацията носи служителя от екипа, определен за разработването на определената му част от проектопредложението.	Ръководител на екипа за разработване на проекта	Проект с предложения
4.Комплектоване на проекта	РЕ за разработване на проекта проверява и допълва при липси, дали формулярът за кандидатстване е пълен и дали всички посочени в чек-листа  документи са налице.	Ръководител на екипа	Списък за проверка
5. Проверка на досието на проекта	РЕ /възможно и други членове на екипа/  проверява дали досието е напълно комплектовано и попълнено съгласно чек-листа към формуляра за кандидатстване. Приложени ли са изискуемите от донора оригинален екземпляр и определения брой копия, както и от всички документи на необходимите езици 3.	Ръководител на екип	Досие на проекта
6. Проверка на електронните копия	РЕ /възможно и други членове на екипа/  проверява дали са приложени на български и/или на английски език електронни копия от проекта със съответните му приложения. При необходимост се допълва.	Ръководител на екип	Списък приложения
7. Проверка на декларация от кандидата	РЕ проверява наличността и дали е попълнена и подписана декларация/декларации от водещия кандидат.	Ръководител на екипа	Декларация/декларации от кандидата
8. Проверка на декларациите за партньорство / на кандидата и на партньорите, ако има такива/	РЕ проверява наличността и правилността на попълване на декларацията за партньорство на кандидата и на партньорите. РЕ проверява дали партньорите са подписали и подпечатали декларацията. При необходимост се правят промени/допълнения.	Ръководител на екипа	Декларация от партньора/ партньорите
9. Проверка идеята за проект	РЕ проверява дали идеята за проекта е попълнена, дали отговаря на изискванията на Плана за развитие на Община Банско 2007-2013 г. и Насоките за кандидатстване по съответната програма и дали е приложена към формуляра. В случай на липси или неточности се преработва.	Ръководител на екипа	Идея за проект Формуляр за проверка
10. Проверка на бюджета и източниците за финансиране	РЕ със  счетоводител по проекта проверяват: Дали бюджетът и източниците на финансиране са представени в съответната форма на формуляра Дали са попълнени и дали отговарят на изискванията  за кандидатстване по съответната програма – допустимост на преките разходи Административните разходи, предвидени в Бюджета са до допустимия % или по-малко от него от преките допустими разходи по проекта /съгласно Насоките и при хипотеза на не използване на административни разходи по други проекти/ При необходимост се преработват.	Ръководител на екипа, счетоводител по проекта	Бюджетна бланка; източници на финансиране; Формуляр за проверка към т.10
11. Проверка на логическа матрица на проекта /ако се изисква/	РЕ проверява: Дали логическата матрица на проекта е попълнена Дали целта на проекта и общата цел съответстват на тези посочени в проектния формуляр Дали индикаторите са специфични и отговарят на изискванията за индикатор Дали източниците на информация са адекватни и приложими Дали разходите по проекта, посочени на ниво дейности в източниците за  проверка съответстват на тези в бюджета Дали средствата, посочени в показателите на ниво дейности са отразени и в проектния формуляр Дали отговаря на изискванията на образеца Дали е приложена към досието В случай на липси или неточности я преработва.	Ръководител на екипа	Логическа матрица; Формуляр за проверка към т.11
12. Проверка на формуляра за кандидатстване, отделните му елементи и изискуемите анализи при кандидатстване по съответна Оперативна или предприсъединителна програма	Когато общината разработва проект по съответна оперативна програма, финансирана от съответен структурен фонд, РЕ следва да провери: І. При проект за инфраструктурни инвестиции по членове 39-41 от регламент 1083/2006 на ЕС/ЕФРР и КФ/ дали е използван правилният формуляр и попълнени ли са всички негови елементи/анализи 4: СЪДЪРЖАНИЕ Адреси и данни за контакт Данни за проекта Резултати от предпроектни проучвания График Анализ на разходите и ползите Анализ на екологичното въздействие Обосновка на публичното участие Финансов план Съвместимост с политиките и законодателството на общността Заверка от компетентния национален орган анекс І декларация на органа, отговарящ за мониторинг на обектите, включени в мрежата NATURA 2000 Анекс ІІ – анализ на разходите и ползите [Списък на всички приложения] ІІ. При проект за производствена инвестиция по членове 39-41 от регламент 1083/2006 на ЕС /ЕФРР и КФ/ дали е използван правилният формуляр и попълнени ли са всички негови елементи/анализи 5 : СЪДЪРЖАНИЕ Адреси и данни за контакт Данни за проекта Резултати от предпроектни проучвания График Анализ на разходите и ползите Анализ на екологичното въздействие Обосновка на публичното участие Финансов план. Съвместимост с политиките и законодателството на общността Заверка от компетентния национален орган анекс І Декларация на органа,отговарящ за мониторинг на обектите, включени в мрежа NATURA 2000 Анекс ІІ –Анализ „Разходи-ползи” [Списък на всичките анекси]	Ръководител на екипа	Формуляр за проверка към т.12
13. Проверка на други документи 6	В зависимост от спецификата на конкретната програма е възможно да има и други изискуеми документи /програми за обучение, обучителни планове, писмо за намерения и други/. РЕ следи за наличността, пълнотата и съдържанието на цялата изискуема документация по дадена програма, била тя Оперативна или ФАР.	Ръководител на екипа	Други изискуеми документи по програмата /посочени в Насоките
14. Проверка на подкрепящите документи 7	РЕ проверява наличността и дали когато са копия, са спазени изискванията за нотариална заверка или заверка от кандидата/партньора. Изискуеми подкрепящи документи /примерни, но не изчерпателни/ за община: §  Учредителен акт  /от Държавен вестник/ §  Копие от регистрация по БУЛСТАТ §  Счетоводен отчет за предходната година /баланс и отчет за касово изпълнение на бюджета/ §  Удостоверения от НАП за липса на задължения §  Заповед за прехвърляне на правомощия от Кмета на друго лице /в случай, че друго лице подпише проектния формуляр и декларацията/ §  Автобиография на Ръководителя на проекта /в отделни случаи на всички членове / §  Други документи в зависимост от спецификата на съответната програма /копие от регистрация по ДДС, копие от лицензи, например по НАПОО и др.        Документи на партньорите /ако са НПО/: §  Устав §  Съдебна регистрация §  Удостоверение за актуално състояние §  Счетоводните отчети за предходната година /баланс и ОПР/ §  Копие от регистрация по БУЛСТАТ §  Копие от регистрация по ДДС /ако е необходимо/ §  Удостоверения от НОИ и НАП за липса на задължения §  Документи за собственост, наем, или ползване §  Строителни разрешения §  Строителна документация – идеен, технически, работен проект РЕ е отговорен за подробното запознаване с изискванията на програмата за вида документи за кандидата и партньорите, за необходимостта от оригинал или заверено копие /от нотариус или от организацията/, за легализацията на преведени документи. При липси или неспазване на изискванията РЕ изисква релевантни документи и поправки.	Ръководител на екипа	Подкрепящи документи; Формуляр за проверка към т.14
15. Подписване на проекта и всички подкрепящи документи	РЕ предоставя на Кмета за подпис всички окончателни документи: §  Проект §  Декларация/и на кандидата §  Документ за финансова идентификация §  Други – в зависимост от конкретната програма При условие, че Кметът е оторизирал друго лице за подписване на документацията по кандидатурата за финансиране, то всички подписи се полагат от лицето, а към документацията се прилага документ за прехвърляне на правомощия на съответното лице. При необходимост от решение на ОС /в случай, че конкретния проект изисква съфинансиране от общинския бюджет/ то проектът се разглежда на сесия на ОС и се взема решение.	Ръководител на екипа; Кмет; Упълномо-щено лице	Заповед на Кмета за прехвърляне на правомощия /ако има/; Решение на ОС /ако е необходимо/
16. Представяне на проекта пред съответния финансиращ орган – Управителен орган или Изпълнителна агенция	РЕ преглежда крайния срок за представяне на проекта и в какъв вид /по електронна поща, на място и/или по пощата/. РЕ проверява спазени ли са изискванията за външния вид на плика/пакета – изискуемите надписи и обозначения на програмата, за която се кандидатства. РЕ или други член на екипа представят в срок проекта. РЕ или членът на екип представил проекта, депозира в архива на отдел УП на общината пълен комплект от проектопредложението и номера на приемане на проекта.	РЕ, членове на екипа	Пълен комплект от проектопредложението Номер на приемане на проекта /входящ №/

РАБОТНА ИНСТРУКЦИЯ - 02 „Подписване на договор за финансиране”

1. Общи условия

Тази работна инструкция е елемент от Одитна пътека при управление и контрол на средства от ЕС на Община Банско. Тя регламентира окончателното окомплектоване на проектна с необходимите промени /ако има такива/, подписването на договора за финансиране и попълване и изпращане на искане за авансово плащане. Тя има за цел унифицирането на тези дейности, предпазване от незаконосъобразни действия от несъответствия с нормативна база на донара.

2. Етапи на изпълнение, съдържание и документи

Действие	Описание	Отговорник	Срок Документ
1. Получаване на известие за одобрение на проекта	Известието се завежда в деловодството на общината и след това се предава за съхранение към проектопредложението в отдел “УП” на общината.	РЕ	Вх. номер в деловодната система на общината
2. Преглед на документацията по проекта	Кметът и Ръководителят на екипа преглеждат известието за одобрение на проекта, главно за т.н одобрение под условие, както и за срокове за подписване.	РЕ, Членове на екипа, счетоводител	Писмо/известие Документация по проекта
3. Извършване на препоръчани /изисквани промени в проекта и бюджета/ ако има такива/	Членове на екипа преглеждат отново документацията по проекта. Ако одобрението е под условие и изискване на финансиращия орган за направа на промени в проекта и в бюджета, РЕ се разпорежда за извършването им. При необходимост от промени  в анализ и други елементи от проекта се привличат външни експерти. Всички изисквани от финансира-щия орган документи и промени се отразяват и изпращат в определения срок.	РЕ, Членове на екипа счетоводител	Писмо/известие Документация по проекта
4. Назначаване на Ръководител на екип за управление на проекта и екип по проекта	Заповед на кмета, която се определя Ръководител за управление на проекта, обхват на работа и срок за изпълнение, както и останалите членове от екипа по проекта.	Кмет, Началник отдел “УП”	Заповед
5. Подписване на договор за финансиране със съответния Управляващ орган или Изпълнителна агенция	Кметът на общината, Ръководителят на проекта, членовете на екипа за изпълнение на проекта, главен счетоводител, вътрешен одитор и юрист се запознават с договора и приложенията към него: описание на проекта; общи условия, валидни за договори за безвъзмездна помощ, финансирани от Европейската общност, сключени по децентрализирани програми за външна помощ /при проект по ФАР/; специфични условия за проекта подробен бюджет на проекта/финансов план и източници на финансиране; процедури за възлагане на обществени поръчки от бенефициенти на безвъзмездна помощ в контекста на външните действия на Европейската общност /при проект по ФАР/; стандартен формуляр за финансова идентификация; образец на сертификат за одит /ако се изисква/; ръководство за изпълнение на проекта. При изискване от финансиращия орган, главният счетоводител открива нова банкова сметка специално за проекта. Главният счетоводител/счетоводителят по проекта попълва стандартния формуляр за финансова идентификация и го заверява в съответната банка. Кметът или упълномощено от него лице подписва договора.	Ръководител на проекта, Главен счетоводител Юрист	Договор за финансира-не с всички приложения. Нотариално заверено пълномощно
6. Подписване на искане за авансово плащане	Счетоводителят по проекта попълва стандартното искане за авансово плащане. Ръководителят по проекта /РП/ подготвя необходимите документи към авансовото искане: - подписан договор - други документи, в зависимост от общите и специалните условия по договора. РП изпраща искането за авансово плащане до финансиращия орган.	РП Счетоводител по проекта	Авансово искане Приложения към него, съгласно договора

РАБОТНА ИНСТРУКЦИЯ - 03 „Управление на човешките ресурси по проект”

1. Общи условия

 Тази инструкция е елемент от Одитна пътека за управление и контрол на средства от ЕС в Община Банско. Тя регламентира избора на екип на проекта и разпределение на функциите между отделните служители и отговорни лица.

2. Етапи на изпълнение, съдържание и документи

Действие	Описание	Отговорник	Срок Документ
1. Вземане на решение за това кой ще e Водещ кандидат по проекта – общината или  външна организация	Началник отдел “УП”            предлага на кмета на общината начин за реализиране на проекта (в зависимост от изискванията на донора/оперативната програма към кандидатстващите организации) – пряко от общината като Водещ кандидат или като партнираща организация. Кметът взема решение, което се отразява в документацията по проекта. Действия по работна инструкция 01	Кмет, Началник отдел “УП”	Предло-жение до кмета; Проектна докумен-тация
2. Вземане на решение за това кои длъжности ще се съвместяват от служители на администрацията и за кои след финансирането на проекта ще се обявяват нови работни места.	Началник отдел ”УП”, предлага на кмета на общината списък на длъжностите, предвидени в проекта, които да се съвместяват от служители на администрацията и такива, които да се заемат от външни лица. Действията следва да са съобразени с насоките за кандидатстване и изискванията по съответната Оперативна програма. Решението на кмета се отразява в документацията по проекта. За инвестиционни проекти на стойност над 1 000 000 лв. съдържанието на “Стратегия за управление на човешките ресурси в проекта” е следното: ·         Участници в проекта ·         Организационна структура на проекта ·         Длъжностна характеристика ·         Работно време ·         Матрица на разпределение на отговорностите Съгласно Методическите указания, стратегията за управление на човешки ресурси се разработва във фаза Планиране, по управление на цикъла на проекта.	Кмет	Предло-жение до кмета; Проектна докумен-тация
3. Назначаване на комисия по определяне на екип по проект	След подписване на договора или при получаване на писмо за одобрение, кметът на общината със своя заповед назначава комисия за избор на външни лица за членове на екипа, който ще го реализира. В заповедта се посочват: 1.      Длъжностите на отделните членове на екипа; 2.      Изискванията към отделните длъжности; 3.      Необходима квалификация за заемане на съответната длъжност; 4.      Критериите за подбор на кандидатите. Заповедта следва да е съобразена със Стратегията за управление на човешките ресурси /ако има такова приложение/. В приложение към заповедта се посочва вида на формуляра за кандидатстване. За длъжностите, които ще се съвместяват от служители на администрацията, кметът издава вътрешна заповед, в която се посочва кой служител каква длъжност ще съвместява.	Кмет	Заповед на кмета; Длъжност-ни харак-теристики; Формуляр за кандидат-стване стратегия за управление на човешките ресурси /ако се изисква
4. Публикуване на обява в местен вестник за набиране на кандидати за членове на екипа.	Ръководител на екипа, изпраща за публикуване най-малко в един местен вестник обява за набиране на кандидати за отделните длъжности на екипа по проекта, които ще се заемат от външни лица.	РЕ	Уведомле-ние до Бюрото по труда; Обява във вестник
5. Възлагане на обществена поръчка за подизпълнител по проекта и определяне на консултанти/ експерти	В случай, че управлението на част от проекта се предоставя на външна организация/експерт и съгласно Практическото ръководство или ЗОП се провежда процедура за възлагане на обществена поръчка. Поръчката се извършва по реда на ЗОП или НВМОП /при проект по Оперативна програма/, т. 4. “Правила, приложими към договорите за услуги”, а при инфраструктурен проект и на база ПМС 194/13.08.2007 „За управление на изпълнението на инфраструктурни проекти, финансирани със средства от европейския съюз”. Кандидатите подават оферта по образец, неразделна част от които са въпросниците за оценка на административния капацитет.	Кмет	ЗОП; НВМОП; Оферти; Въпрос-ници
6. Проверка, организацията изпълнител има ли разработени одитни пътеки за управление и контрол на средствата от ЕС	Ако част от изпълнението на проекта се възлага на външна организация, проверката за наличие на разработени одитни пътеки се извършва на етапа оценяване на подадените оферти. В случай, че такива няма, ръководителят на организацията поема задължение с договора за възлагане да разработи и внедри одитни пътеки за управление и контрол на средствата от ЕС.	Кмет, Комисия по оценяване на офертите	Заповед на кмета, Наръчник с одитни пътеки
7. Разработване на одитни пътеки	Ръководителят на проекта възлага разработването на одитни пътеки, в съответствие с изискванията на Агенцията за ДВФК и регламентите на ЕС.	Ръководител на екип	Одитни пътеки
8. Проверка организацията има ли разработена наредба за документообо-рота	Кметът (ако общината управлява проекта) или комисията по оценка на офертите за възлагане на част от изпълнението на проекта на външна организация проверяват дали в тяхната организация има разработена наредба за документо-оборота.	Кмет, Комисия по оценяване на офертите
9. Разработване и приемане на наредба за документообо-рота	Ръководителят на проекта възлага на служители от неговата организация, на членове на екипа по проекта или на външни специалисти разработването на наредба за документооборота.	Ръководител на проекта; вътрешен контрольор	Наредба за документо-оборота
10. Проверка организацията има ли разработени правила за водене на счетоводството	Кметът (ако общината управлява проекта) или комисията по оценка на офертите за възлагане на управление на част по проект  на външна организация проверяват дали в тяхната организация има разработени правила за водене на счетоводството.	Кмет, Комисия по оценяване на офертите
11. Разработва-не  на правила за водене на счетоводството	Ръководителят на проекта възлага на служители от неговата организация, на членове на екипа по проекта или на външни специалисти разработването на правила за водене на счетоводството.	Ръководител на проекта	Правила за водене на счетовод-ството
12. Организа-цията има ли разработена система за финансово управление и контрол	Кметът (ако общината управлява проекта) или комисията по оценка на офертите за възлагане на управление на част по проект на външна организация проверяват дали в тяхната организация има разработена система за финансово управление и контрол.	Кмет, Комисия по оценяване на офертите
13. Разработва-не и приемане на система за финансово управление и контрол	Ръководителят на проекта възлага на служители от неговата организация, на членове на екипа по проекта или на външни специалисти разработването на система за финансово управление и контрол.	Ръководител на проекта	Система за финансово управление и контрол
14. Организа-цията има ли разработен етичен кодекс	Кметът (ако общината управлява проекта) или комисията по оценка на офертите за възлагане на управление на част от  проект на външна организация проверяват дали в тяхната организация има разработен етичен кодекс за поведение на служителите	Кмет, Комисия по оценяване на офертите
15. Разработва-не на етичен кодекс за поведение	Ръководителят на проекта възлага на служители от неговата организация, на членове на екипа по проекта или на външни специалисти разработването на етичен кодекс за поведение на служителите.	Ръководител на проекта	Етичен кодекс
16. Организа-цията има ли разработен вътрешен правилник за работа	Кметът (ако общината управлява проекта) или комисията по оценка на офертите за възлагане на управление на част от проект на външна организация проверяват дали в тяхната организация има разработен вътрешен правилник за работа.	Кмет, Комисия по оценяване на офертите
17. Разработва-не и приемане на вътрешен правилник за работа	Ръководителят на проекта възлага на служители от неговата организация, на членове на екипа по проекта или на външни специалисти разработването на вътрешен правилник за работа.	Ръководител на проекта	Ръководител на проекта
18. Организа-цията има ли разработена система за подбор, обучение, оценка и атестация на кадрите	Кметът (ако общината управлява проекта) или комисията по оценка на офертите за възлагане на управление на част от проект на външна организация проверяват дали в тяхната организация има разработена система за подбор, обучение, оценка и атестация на кадрите.	Кмет, Комисия по оценяване на офертите
19. Разработва-не и приемане на система за подбор, обучение, оценка и атестация на кадрите	Ръководителят на проекта възлага на служители от неговата организация, на членове на екипа по проекта или на външни специалисти разработването на система за подбор, обучение, оценка и атестация на кадрите.	Ръководител на проекта	Система за управление на кадрите
20. Разработва-не на матрици на правата и отговорностите на членовете на екипа по реализиране на конкретния проект	Ръководителят на проекта разработва матрици на правата и отговорностите на отделните длъжностни лица – членове на екипа по реализиране на проекта. При нужда се внасят промени в длъжностните характеристики на отделните служители. В случай, че той не им е работодател, ръководителят прави предложение до съответния им работодател за внасянето на такива промени	Ръководител на проект	Матрици на правата и отговор-ностите; Длъжностни характерис-тики
21. Запознаване на длъжностните лица с вътрешните нормативни актове, към които имат отношение като членове на екипа.	Ръководителят на проекта запознава длъжностните лица по проекта с матрицата на правата и отговорностите, с основните процедури, работни инструкции и документи, свързани с одитните пътеки, системата за финансово управление и контрол, системата за управление на кадрите, с етичния кодекс, правилата за водене на счетоводната политика и наредбата за документооборота.	Ръководител на проект	Матрици на правата и отговор-ностите; Длъжностни характерис-тики

Забележка:

Действия по т.2, т.3 и т.4 са допустими единствено в случаите, когато към проектната документация не са прилагани поименни автобиографии на членовете на екипа за управление на проекта.

РАБОТНА ИНСТРУКЦИЯ - 04 „Предварителен контрол и система на двойния подпис”

1.Общи условия

Тази работна инструкция е елемент от Одитна пътека при управление и контрол на средства от ЕС в Община Банско. Тя се основава на прилагането Вътрешни правила за финансово управление и контрол в община Банско, утвърдени от Кмета на общината в отделен документ.

РАБОТНА ИНСТРУКЦИЯ - 05 „Вътрешен мониторинг и оценка”

1. Общи условия

Тази работна инструкция е елемент от Одитна пътека при управление и контрол на средства от ЕС в Община Банско. Тя регламентира системата и процедурите за наблюдение на напредъка на проекта от бенефициента, спазването на договора и постигането на планираните резултати и цели, изготвянето и своевременното представяне на междинни отчети, както и на финалните отчети. Тя има за цел унифицирането на тези дейности, предпазване от незаконосъобразни действия и от несъответствия с нормативна база и изисквания на финансиращия орган.

2. Етапи на изпълнение, съдържание и документи

Действие	Описание	Отговорник	Срок Документ
1. Определяне на целите и документите, свързани с провеждането на вътрешен мониторинг	Мониторингът и оценката са средства за управление на проекти и програми, целящи постигането на конкретни резултати. Мониторингът представлява непрекъснато наблюдение на процеса на развитие на проекта в съответствие с предварително разработена времева рамка и с разумното оползотворяване на наличните ресурси, инфраструктура и услуги от бенефициента /общината/. Информацията получена при вътрешния мониторинг се използва за ефективно и ефикасно управление на резултатите и ефектите от проекта. Мониторингът показва на определени етапи от развитието на проекта напредъка и постиженията, както потенциални и реални проблеми за своевременно управленско решение. Ръководителят на проекта определя целите на вътрешния мониторинг. Те са: ü  Отчитане на напредъка в изпълнението на проекта пред донорите, партньорите и бенефициентите; ü  Модифициране на стратегията и дейностите по проекта – при необходимост; своевременно реагиране на промените и проблемите с оглед запазване на очакваното въздействие от проекта върху целевата група; ü  Отчитане на ефектите и въздействието на отделните етапи от проекта; ü  Разкриване на успешни практики; ü  Планиране на бъдещи проекти. Ръководителят на проекта утвърждава формите на междинните и финалния отчети за извършен мониторинг в унисон с изискванията на донора.	РП Членове на екипа	Форма на междинен отчет; Форма на финален отчет
2. Определяне на екип по мониторинг. Характеристики	Екипът за изпълнение на функцията вътрешен мониторинг може да бъде: Екипът по проекта; Друг независим екип извън проекта, вкл. ползване на външни независими експерти. 1. Използва се в масовите случаи по най-различни проекти. В този случай РП съвместява функции на ръководител на екипа по мониторинг. Един или повече членове от екипа по проекта му докладват за напредъка по проекта и изпълнението на индикаторите на определена периодика. Един или повече членове на екипа събират информация по различни способи и при използването на разнообразни техники и от съответни източници. 2. В отделни случаи при определена специфика на проекта – например при очаквани резултати, свързани с промяна на политики и нагласи. В този случай РП и екипа по проекта избират, а Кметът назначава външни за екипа експерти по мониторинг. В масовия случай това са хора от целевата група и от организацията – изпълнител, но не членове на екипа по проекта. Възможно е назначаване на експерти извън общината и целевата група. Важно е при избор на тази хипотеза да се определят много прецизно: 1. Задълженията на екипа по мониторинг; 2. Комуникацията с екипа по проекта и РП; 3. Начините на отчитане на тяхната работа и периодиката на отчитане; 4. Формуляри за отчети; 5. Заплащането им. Важно е и при двете хипотези крайните продукти да са релевантни на индикаторите, посочени в проектопредложението или в логическата матрица, т.е. тези които се наблюдават от външният мониторинг.	Ръководител на проекта	Заповед на ръководи-теля на проекта
3. Действия по вътрешния мониторинг.	Независимо коя от хипотезите за екип по мониторинг ще се приложи по даден проект на община Банско, то следните действия следва да бъдат предприети: ·         Провеждане на първа среща на екипа по мониторинг / или на среща на екипа по проекта при 1 /, на която: - да се доуточнят индикаторите на различните нива – за ресурсите, за продуктите, за резултатите и за въздействието; - да се приеме план за работа на екипа по вътрешен мониторинг / на база на вече предложения в проекта /; - да се разпределят дейностите по вътрешния мониторинг по отделни членове на екипа; - да се определят начините и средствата за събиране на информация; - да се изработи и приеме план за наблюдение на отделните индикатори и изработване на съответни отчети; ·         Провеждане на периодични срещи на екипа за обобщаване, обсъждане и адресиране на резултатите от мониторинга; ·         Предоставяне на подходяща информация /доклади, отчети, резюмета и други/ на ръководителя на проекта за предприемане на съответни действия. Подготовка и представяне на съответни форми за мониторинг и оценка на донора.	Ръководител на проекта; Екип по мониторинг	Форма на междинен отчет; Форма на финален отчет; Копия от документи Доклади, отчети, резюмета Форми на донора

РАБОТНА ИНСТРУКЦИЯ - 06 „Възлагане на обществени поръчки от бенефициенти на безвъзмездна помощ в контекста на външните действия на Европейската общност”

1. Общи условия

Тази работна инструкция е елемент от Одитна пътека при управление и контрол на средства от ЕС в Община Банско. Тя регламентира възлагането на обществени поръчки от Община Банско в ролята и на бенефициент на безвъзмездна помощ да се извършва по ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ В ОБЩИНСКА АДМИНИСТРАЦИЯ БАНСКО, утвърдени от Кмета на общината в отделен документ.

РАБОТНА ИНСТРУКЦИЯ - 07 “Отчитане на проекта”

1. Общи условия

Тази работна инструкция е елемент от Одитна пътека при управление и контрол на средства от ЕС в Община Банско. Тя регламентира изготвянето и своевременното представяне на междинни и финални технически и финансови отчети, предпазване от незаконосъобразни действия и от несъответствия с нормативна база и изисквания на финансиращия орган.

2. Етапи на изпълнение, съдържание и документи

Действие	Описание	Отговорник	Срок Документ
1. Изготвяне и представяне на междинен/ финален технически отчет	РП съвместно с членове на екипа изработва и представя в срок техническите отчети – междинни и финален. В договора с Донора са определени конкретните срокове за представяне на техническите отчети – междинни и финални – обикновено междинния е на определен период – ако е само един той следва да се представи 15 дни след изтичане на половината от периода на изпълнение. Окончателният технически отчет /винаги са в комплект с финансовите!/ следва да се представи в срок до 60 дни от края на проекта.  Техническата част на отчета има две основни цели: а) да представи напредъка в изпълнението на дейностите; б) да представи резултатите и ефекта на проекта. Техническата част на отчета трябва да включва подробно описание на дейностите, което да позволява да се установи спазването на договора и да се направи съпоставка с направените разходи през съответния период. Всички изменения в дейностите следва да бъдат описани и оправдани. Освен това, подробно трябва да бъдат представени и постигнатите резултати и степента на изпълнение на поставените по проекта цели. В междинния отчет се включва и подробен план за изпълнение на дейностите през втората част на проекта. Техническата част на отчетите трябва да следва структурата, посочена в стандартния формат. Ако проектът предвижда участието на партньори, към отчетите трябва да се представи декларация (съгласно приложения формат), подписана и подпечатана от партньора, че се е запознал и е съгласен със съдържанието на отчета. Към техническите отчети за всяка отделна дейност се представят съответни документи, доказващи нейната реализация: §  За Семинари  и конференции - Списъци на участниците, Копия от презентации, материали, Формуляри за обратна връзка, Публикации в пресата; §  За работни срещи - Списъци на участниците, протоколи; §  Обучение - Списъци на участниците, Учебна програма и учебни материали, Формуляри за оценка на обучението, Доклад за обучението и обобщение на формулярите за обратна връзка, Публикации в пресата; §  Външни експерти - Доклад за извършената работа, Копие от материалите, които са разработени, Формуляр за вложения труд; §  Доставка на оборудване и обзавеждане - Документи за процедурата на избор на доставчик, Документи за доставка и налично оборудване (маркирано), Сертификат за произход и гаранционни срокове. §  Строителни работи Документи за процедурата за избор на изпълнител/и; строителна документация; удостоверение за въвеждане в експлоатация. ·         Други В зависимост от конкретната програма и нейните изисквания е възможно да има и други видове дейности и съответни документи, доказващи тяхната реализация. При необходимост от промени в проекта/договора РП, предприема действия, съгласно процедурите за това. Механизмът за извършване на промени в договора е описан в Общите условия към договора	РП Членове на екипа	Форма на междинен отчет, съгл. изисквани-ята на донора; Форма на финален отчет, съгл. изискванията на донора Копия от документи; Процедури за промени в проекта договора
2. Отчитане на промените в договора	Всяка промяна на договора, включително и на приложенията на проекта, трябва да бъде направена в писмена форма. Промени в проекта/договора могат да се правят само, ако има писмено одобрение от Договориращата организация. Промените в договора/проекта се делят на: промени, не изискващи сключване на допълнително споразумение и такива изискващи сключването му. РП информира Кмета и след неговото съгласие/одобрение изготвя всички необходими документи и предприема действия за уведомяване на Договориращата организация за промяната, неизискваща допълнително споразумение. Ако промяната изисква такова споразумение РП изготвя всички необходими документи и запознава Кмета на общината с обстоятелствата, които налага промяната и необходимите действия от страна на общината - изпълнител.  Кметът подписва искането за промяна и то се изпраща на Договориращата организация. Ако то се одобри Кметът подписва допълнително споразумение към договора с исканите промени. Тези промени стават неотменна част от проекта/договора.	Кмет, Ръководител на проект	Промени в договора/ Анекси
3. Изготвяне и представяне на междинен/финален финансов отчет	РП съвместно със счетоводителят по проекта изработват междинни и финален /краен/ финансов отчет. Междинният и крайният финансов отчет се състоят от: ·         Таблица за финансов отчет /форма за отчитане / ·         Таблица за детайлизиран финансов отчет        /отделни таблици /страници/ ·         Таблица за източниците на финансиране ·         Обяснителна записка /не е задължително да се  изисква/ ·         Копия от всички първични счетоводни документи Форматите на финансовите отчети се посочват от Договориращата организация. Използува се един и същ вид таблица за междинния/те и окончателния отчети. Таблицата за финансовия отчет се изготвя в евро или лева и включва само онези редове, по които има информация по отчет и/или по бюджет. Данните се посочват съгласно структурата на бюджета и в същия ред. Таблицата за детайлизирания финансов отчет се изготвя в лева и/или в евро. Включват се само онези редове, по които има информация по отчет и/или по бюджет и същите се подреждат съгласно структурата на бюджета. В таблицата се описват по бюджетни пера и в хронологичен ред всички първични счетоводни документи на общината – бенефициент по проекта. В отделна колона се посочват информация за: вида, номера, датата и съдържанието на платежния документ. Сумите от платежните документи се посочват в съответната колона /финансови разходи на Водещ партньор или финансови разходи на партньори/, в зависимост от това на чие име е издаден документа. В колоната за разходите в натура се посочват само и всички разходи в натура /* ако има такива по конкретната програма /. Таблицата за източниците на финансиране се попълва в лева или в евро. /Забележка: Екипът по проекта следва да следи изискванията и да реагира адекватно /. Обикновено натрупаната лихва по банковата сметка на проекта следва да се посочи и се приспада от окончателното плащане. Към финансовият отчет може да бъде приложена обяснителна записка. В нея в свободен текст се посочва информация, която според бенефициента /общината/ е целесъобразно да бъде предоставена Копията от всички първични счетоводни документи се подреждат в същата последователност, както са описани в таблицата за детайлизирания финансов отчет. Следва да се приложат и всички копия на други подкрепящи документи, съгласно договора и приложенията към него – договори, индивидуален отчет за вложения труд /time sheet/, финансовите отчети на партньорите, други. Копията от платежните документи се изготвят в толкова екземпляра, колкото са посочени в договора. При условие, че по проекта се отчита като разход само част от сумата, посочена в приложен платежен документ, то на самия документ следва да има текст, съгласно указанията на Договарящата и/или Мониториращата институция /организация. Забележка: В отчетите се включват само т.н. допустими разходи, подробно обяснени в Общите условия към договора за безвъзмездна помощ.	РП Членове на екипа, Счетоводител по проекта	Форма на междинен отчет; Форма на финален отчет; Допустими разходи по Програмата

РАБОТНА ИНСТРУКЦИЯ - 08 “Разпределение на средства при определени условия от други органи, разпределящи средства на ЕС или когато общината блокира свои бюджетни средства за финансиране на местни инициативи”

1.Общи условия

Тази работна инструкция е елемент от Одитна пътека при управление и контрол на средства от ЕС в Община Банско. Тя регламентира хода на процеса на финансиране в случаите, когато Общината  предоставя на трети лица безвъзмездно финансиране. Работната инструкция разглежда хипотезите, когато на общината са предоставени за разпределение средства при определени условия от други органи, разпределящи средства на ЕС или когато общината блокира свои бюджетни средства за финанси-ране на местни инициативи.

2. Етапи на изпълнение, съдържание и документи

Действие	Описание	Отговорник	Срок Документ
1. Определяне на екип за работа по финансирането	Служителите от отдел “УП”, в чиито ресор е управлението и контрола на средства от ЕС или друг донор изготвят предложение до кмета с описание на необходимите длъжности, функции, взаимоотношения и подчиненост на екипа за предоставяне на финансиране.	Началник отдел “УП” Кмет	Органограма на екипа Функции и роли
2. Разработване на стратегическата част на програмата за финансиране	При хипотеза за разпределение на средства от ЕС, предоставени от други орган, то тази част ще бъде предложена от него. При разпределение на средства за т.н. местни инициативи, финансирани от общинския бюджет, то следва да се разработи и приеме от общинския съвет Програма за местни инициативи. Програмата следва да включва, /например/: -       общи цели на програмата; -       конкретна цел на програмата; -       приоритети/области/теми и т.н. -       финансова рамка на финансирането; -       критерии за участие -       очаквани резултати индикатори за оценка.	Ръководител на Екип по финансиране-то Кмет	Програма за финансира-не
3. Изготвяне документацията за кандидатстване, оценяване, публичност и договориране, отчитане на проектите Изготвяне на Покана за представяне на проекти	Служителите от отдел “УП”, в чиито ресор е управлението и контрола  на средства от ЕС или друг донор разработват проектна документация. Пакета включва: à        Покана за набиране на предложения: à        Насоки за кандидатстване по Програмата à        Формуляр за кандидатстване à        Инструкция за попълване на Формуляра à        Логическа рамка à        Бюджет и източници на финансиране Други (в зависимост от спецификата на програмата). Служителите от отдел “УП”, в чиито ресор е управлението и контрола  на средства от ЕС или друг донор изготвят Покана за приемане на проекти. Поканата се изготвя въз основата на установените по съответната програма  на ЕС или друг донор минимални критерии за изготвяне на покана, засягащи нейната форма, съдържание и начин на популяризиране. Началник отдел “УП” предава Поканата на кмета на общината. Кметът взема решение, което се отразява в документацията по проекта.	Началник отдел “УП” Кмет	Комплект документа-ция Покана
4. Определяне на длъжностни лица за приемане на проектните предложения	Началник отдел “УП” изготвя писмено предложение /проекто-заповед до кмета на общината за определяне на длъжностни лица за приемане на проектните предложения.	Началник отдел “УП”	Писмено предложе-ние Проекто заповед
5. Представяне на писменото предложение/ проекто заповед на кмета на Общината за подпис	Кметът на Общината подписва Заповед, с която определя длъжностните лица, отдела, мястото, срока и работното време за приемане на проектните предложения.	Кмет	Заповед
6. Обявяване началото на приемане на проектопредложения	Поканата за набиране на проекти и пълният комплект проектна доку-ментация се публикуват в източни-ците за масово осведомяване и в Интернет сайта на Общината	Отговорен служител	Покана
7. Приемане на проектните предложения	Отговорните длъжностни лица приемат проектните предложения и ги записват във входящ регистър. На приносителя се издава потвър-дително писмо за получаване на проекта с входящ номер	Отговорни длъжностни лица	Входящ регистър Проектопредложения
8. Определяне на Комисия за оценка на проектите	Кметът на Общината със Заповед назначава Комисия за оценка и класиране на подадените проектни предложения. В зависимост от спецификата на Програмата е допустимо включването на независими експерти и външни организации. В зависимост от това дали се разпределят средства от ЕС или собствени се спазват задължително критериите за оценяване по методологията на ЕС или се създава собствена при средства от общинския бюджет.	Кмет	Заповед за назначаване на Комисия
9. Проверка подадените предложения отговарят ли на записаните във Входящия регистър и  Оценяване на проектите	След изтичане на срока за приемане на проектопредложения назначената със Заповед на Кмета Комисия проверява дали всички приети проекти са записани във входящия регистър. При констатиране на несъответствие проекта не се оценява, а кандидата се информира писмено за причините	Комисия	Входящ регистър Проекти
10. Създаване на досие на всеки приет и вписан във входящия регистър проект	Отговорните служители откриват досие на всяко прието предложение за проект. Досието включва информация за движението на молбата за кандидатстване от нейното приемане до архивирането й.	Отговорни служители	Формуляр за следене движението на досие на проект
11. Проверка за окомплектованост на досието на проекта	Комисията проверява дали в досието са включени всички общи и специфични документи, които се изискват. Отбелязва се дали те са постъпили в първоначалното досие или по-късно при последващото окомплектоване, като отбелязват датата на отправяне на искането до кандидата за предоставяне на липсващите документи и датата на получаването им. В отделна графа на формуляра се отбелязват евентуалните забележки и коментари по наличието и пълнотата на всеки един документ.	Комисия	Формуляр за окомплектованост на досието по проекта
12. Доклад за предварителна оценка на досие по проект	Отговорен служител извършва предварителната оценка за съответствие с критериите за финансиране по програмата. При констатиране на несъответствие в проектната документация или липса на изискуеми документи, проектопредложението не се допуска до разглеждане.	Отговорен служител	Доклад
13. Оценяване на проектите и вземане на решение за финансиране	Комисията по оценяване и класиране на проектите разглежда допуснатите предложения и предлага вземането на решение за финансиране на проектите, предлагащи оптимално решение на проблема. Оценката се извършва, съгласно изискванията и указанията на ЕК, когато средствата са от ЕС или съгласно приетите от съответната община собствени критерии, когато става въпрос за средства от общинския бюджет.	Комисия по оценяване и класиране на проектите	Протокол от заседание
14.Подписване на Формуляр за взето решение	Кметът на Общината /Донора се запознава с Протокола от заседанието на Комисията и въз основа на нейните обобщения взема решение за финансиране.	Кмет           Донор	Формуляр за взето решение
15. Изпращане на уведомителни писма до кандидатите за финансиране	След приключване работата на Комисията и подписване на Формуляра за взето решение за финансиране, отговорните длъжностни лица изпращат уведомителни писма до кандидатите за взетото решение за финансиране.	Отговорни длъжностни лица	Уведомителни писма
16. Подписване да договор за безвъзмездна помощ	Кметът на Общината и одобреният/е кандидат/и  подписват договор за предоставяне на финансиране.	Кмет           Одобрен кандидат	Договор
17. Попълване на Формуляр за потвърждаване на извършената операция	Кметът на Общината определя със заповед Отговорни лица, които да извършват проверки по документи и на място за хода на проекта и за постигнатите резултати.	Кмет Отговорни лица	Заповед Формуляр

РАБОТНА ИНСТРУКЦИЯ-09 “Взаимодействие на екипите за управление на проектите с отделните ресори на общинска администрация Банско”

1.Общи условия

Тази работна инструкция е елемент от Одитна пътека при управление и контрол на средства от ЕС в Община Банско. Тя регламентира хода на процеса на взаимодействие на екипите за управление на проектите с отделните ресори на общинска администрация Банско.

2. Етапи на изпълнение, съдържание и документи

Действие	Описание	Отговорник	Срок Документ
1. Изготвяне на докладна записка	В срок до 10 дни след подписване на договора с финансиращата институция, РП изготвя докладна записка до Зам.кмет, в чийто ресор са насочени дейностите по проекта. В нея се посочват всички дейности, срокове, бюджет и отговорници, както и нуждата от съдействие със съответния ресор. Прилага се цялото проектопредложение, подписания договор, бюджета му и др.	РП	Докладна записка в срок до 10 дни след стартиране на проекта
2. Определяне на служител за координация	Зам.кмет/Директор на Дирекция определя служител за координация от своя ресор с екипа за управление на проекта. Взаимодействието между служителя и екипа за управление на проекта се осъществява само в писмена форма и се води от екипа по проекта в специална книга за вътрешна комуникация. За дейности, извън проектното предложение, но непосредствено свързани с него, от което се нарушава неговата цялост отговорност носи служителя за координация.	Зам.кмет/Директор на Дирекция	Заповед/промяна в личния работен план на служителя
3. Определяне на служител, който да обслужва банковата сметка по проекта	Главният счетоводител определя служител, който да обслужва банковата сметка по проекта. Всички документи се подават от счетоводителя на проекта към това лице за осчетоводяване. Този служител изготвя справките за натрупаните лихви по сметката на проекта и носи отговорност за достоверността на подаваната информация.	Главен Счетоводител/служител	Заповед/ Длъжност-на характерис-тика
4. Определяне на служител, който да отговаря за архивирането на документацията по проекта	По инициатива на РП и със Заповед на кмета на общината се определя служител, който да отговаря за архивирането на документацията по време на работата по проекта. В същата заповед се посочва и мястото и начина за съхранение на документацията. Задълженията и отговорностите се отразяват в длъжностната характеристика на служителя.	Кмет/РП	Заповед/ Длъжност-на характерис-тика
5. Определяне на служител, който да отговаря за регистрирането, докладването и последващото проследяване на нередности по проекта	Със Заповед на кмета на общината се определя служител, който да отговаря за регистрирането, докладването и последващото проследяване на нередности по проекта. Задълженията и отговорностите се отразяват в длъжностна характеристика на служителя. Съвместно с ръководителя ня проекта, служителят предлага на Кмета на общината утвърждаване на „Процедура за докладването и последващото проследяване на нередности по проекта”.	Кмет/РП	Заповед/ Длъжност-на характерис-тика
6. Извършване на допълнителни дейности за постигане целите на проекта и осигуряване на устойчивостта му	При необходимост от изготвяне на допълнителни документи например за: въвеждане в експлоатация на обект, издаване на разрешителни от различни институции, процедура за предоставяне на услуга чрез държавно делегирана дейност, както и други за нормалното протичане на проекта, неговото отчитане, а така също и за осигуряване на устойчивостта му по инициатива на РП и с водещата роля на съответното звено от общинската администрация се изготвят и подават всички необходими документи. Отговорността за набавянето им се носи заедно от РП и от ръководителите на съответните ресори съгласно техните компетенции и функции.	РП, ръководителиДиректори на Дирикции/ нач.отдели	Допълнителни документи

СПИСЪК СЪС СЪКРАЩЕНЕЯ

Съкращения	Описание
ДВ	Държавен вестник
ДДС	Данък върху добавена стойност
ЕС	Европейски съюз
ЗОП	Закон за обществените поръчки
НВМОП	Наредба за възлагане на малки обществени поръчки
ОП	Оперативни програми
НАП	Национална агенция за приходи
РЕ	Ръководител на екип

РЕЧНИК НА ТЕРМИНИТЕ

Оперативна програма	Документ, представен от държава-членка и одобрен от Комисията, който определя стратегия за развитие съгласно набор от приоритети, които следва да се осъществят с помощта на Структурни фондове и Кохезионния фонд.
Проект	Съвкупност от взаимосвързани и взаимодопълващи се дейности с предварително определена цел/и, необходими ресурси и врамева рамка за изпълнение, водещи до постигенето на конкретни количествено-измерими резултати.
Безвъзмездна финансова помощ	Средства, предоставени от оперативна програма,с цел изпълнението на одобрен проект, насочен към постигането на определени резултати.
Бенефициент на безвъзмездна финансова помощ	Публичен или частен стопански субект, организация или предприятие, който отговаря за изпълнението на отделен проект  и получава публична помощ.За част от дейностите бенефициента може да избере изпълнител.
Изпълнител	Изпълнителите са юридически лица, с който Община Банско е подписала договор за доставка/услуга/строителство за изпълнение на дейности по проекта по време на договора за безвъзмездна помощ.
Договор за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ	Договор, сключен между Договарящия орган и Община Банско, за предоставяне и разходване на безвъзмездна финансова помощ с цел изпълнение на одобрен проект.
Допълнително споразумение	Документ, с който се изменят или допълват условията на сключения вече договор за безвъзмездна финансова помощ.
Допустими разходи	Разходите, които могат да бъдат приети като разрешени по един проект по смисъла на ПМС №62/21.03.2007 г. и ПМС №245/09.10.2007 г./изменено с ПМС 123/02.06.2008 г./

Забележка:

[1]          При кандидатстване по Програма ФАР се изискват: формуляр-пр.1, логическа матрица-пр.2, бюджет с източници за финансиране- пр.3 и 4, CV на ръководителя / на целия екип- пр.5, в зависимост от схемата – техническа спецификация, строителна документация – КСС, писмо за намерение- пр.6 и други. Възможно е да бъдат поискани и други документи – В т.н.Насоки за кандидатстване винаги подробно е посочено вид, носител, брой, език и форма на изискуемите документи

2           Методически указания за попълване на проектна документация, оценка и управление на инвестиционни проекти, Министерство на финансите, 2006 г., стр.3 - 4

3           Насоки за кандидатстване по конкретната финансираща програма

4           Формулярът се използва при проекти с грантове за публични инфраструктури, а не при тези по член 55 (6) от Регламент на Съвета (EC) № 1083/2006, които са предмет на правилата за държавни помощи по смисъла на член 87 от Договора. 

5           Формулярът се използва при проекти с грантове за публични инфраструктури, а не при тези по член 55 (6) от Регламент на Съвета (EC) № 1083/2006, които са предмет на правилата за държавни помощи по смисъла на член 87 от Договора. 

6     В зависимост от Насоките за кандидатстване

7           Определени в Насоките за кандидатстване и съгласно новата методология – прил.9 за оценка по Програма ФАР се изискват при достигане до четвърти кръг на оценяване, а не при първоначалното подаване на документацията